Umsatzsteuer ist ein komplexes Thema, das sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen zahlreiche Fallstricke und Risiken birgt. Diese Steuer betrifft nahezu jedes Geschäft, doch die Regeln und Vorschriften sind oft undurchsichtig und ändern sich regelmäßig. Besonders im internationalen Handel kann es schnell zu Unsicherheiten und Fehlern kommen, die erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

In diesem Blogbeitrag möchten wir über die wichtigsten Risiken und häufigsten Fallstricke der Umsatzsteuer informieren. Wir geben wertvolle Tipps und zeigen, wie man mit möglichen Gefahren umgehen kann. Dabei gehen wir besonders auf die Änderungen seit dem 01.01.2020 ein, die die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen betreffen. Erfahren Sie, warum eine gültige USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung an Ihren Kunden zur materiellen Voraussetzung geworden ist und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um die Steuerfreiheit zu gewährleisten.

Unser Ziel ist es, Ihnen das nötige Wissen zu vermitteln, um sicher und rechtskonform durch das komplexe Feld der Umsatzsteuer zu navigieren. Vermeiden Sie unnötige Steuernachzahlungen und Strafen, indem Sie sich gut informieren und vorbereitet sind.

Was passiert, wenn der EU-Kunde die USt-IdNr. erst nachträglich benennt? Wie hoch ist das Risiko „auf der USt sitzen zu bleiben“?

Keine USt-IdNr., keine Steuerbefreiung – das war einmal. Seit 01.01.2020 gibt es die Steuerbefreiung bei der innergemeinschaftlichen Lieferung auch dann, wenn der Kunde im Nachhinein ei­ne gültige USt-IdNr. benennt. Was auf den ersten Blick gut klingt, birgt in der Praxis die Gefahr, auf der Umsatzsteuer sitzen zu bleiben.

Gültige USt-IdNr. ist Voraussetzung für Steuerfreiheit

Zum 01.01.2020 ist die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Liefe­rung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b, § 6a UStG, also des EU-Geschäfts umfassend neu geregelt worden. Die Aufzeichnung einer gültigen ausländischen USt-IdNr. des Kunden mutierte zur materiellen Voraussetzung der Steuerbefrei­ung. Das bedeutet: Benennt Ihnen ein EU-Kunde im Zeitpunkt der Lieferung keine USt-IdNr., sind die materiell-rechtlichen Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung nicht erfüllt. Die unschöne Folge: Die Steuer­befreiung entfällt.

Zeitgleich wurde aber eingeführt, dass sich dieser Mangel mit Rückwir­kung heilen lässt – und zwar wenn der EU-Kunde nachträglich eine im Zeitpunkt der Lieferung gültige USt-IdNr. benennt. Stellt sich jedoch her­aus, dass die USt-IDNr. auf den Zeitpunkt der Lieferung ungültig ist, ver­sagt das Finanzamt die Steuerbefreiung. Haben Sie dann schon mit dem Kunden steuerfrei abgerechnet, müssen Sie die Umsatzsteuer ans Fi­nanzamt abführen.

So ist die übliche Vorgehensweise in den Unternehmen

Üblicherweise nennt Ihnen der Kunde bereits bei Abschluss des Kaufvertrags seine USt-IdNr. Damit gibt er zu erkennen, dass er den Gegenstand steuerfrei erwerben will, weil der Erwerb in seinem Mitgliedstaat, den dortigen Besteuerungsvor­schriften unterliegt (Abschn. 6a.1 Abs. 18 S. 2 UStAE).

Im Unternehmen prüfen Sie in diesem Fall die USt-IdNr. ein erstes Mal qualifi­ziert, um sich zu vergewissern, ob der Umsatz wie angedacht durchgeführt werden kann.

Der Haken: Bis zur (Aus-)Lieferung der Ware vergehen in der Regel zumindest noch einige Tage. Auf eine erneute qualifizierte Abfrage der USt-Id.Nr. verzichten die Unternehmen aber. Das ist falsch.

USt-IDNr. ist auf den Zeitpunkt der Lieferung zu prüfen

Materiell rechtliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist nämlich, dass der Kunde gegenüber dem Verkäufer mit einer ihm von einem anderen EU-Mitgliedstaat erteilten – im Zeitpunkt der Lieferung gültigen – USt-IdNr. auf­tritt (§ 6a Abs. 1 S. 1 Nr. 3 UStG ; Abschn. 6a.1 Abs. 18 S. 1 UStAE).

Ergo: Um die Steuerfreiheit für die innergemeinschaftliche Lieferung zu gewährleisten, müssen Sie eine qualifizierte Bestätigung der USt-IdNr. für den Tag der Lieferung nachweisen. Nur so erfüllen Sie die Sorg­faltspflicht und sichern sich gegebenenfalls den Gutglaubensschutz gemäß § 6a Abs. 4 UStG.

Wichtig: Prüfen Sie die USt-IdNr. nicht auf den Zeitpunkt der Lieferung, tra­gen Sie das Risiko, weil der Gutglaubenschutz entfällt.

Nachträgliche Verwendung einer USt-IdNr. ist risikobehaftet

Fehlt die USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung, kann dieser Mangel durch nachträgliche Verwendung einer USt-IdNr. mit Rückwirkung geheilt werden- sofern die USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung gültig war (Abschn. 6a.1 Abs. 19 S. 3 UStAE).

Das Problem: Ob die USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung gültig war, können Sie nicht mehr über die Homepage des BZSt prüfen. Die Gültigkeit einer Kunden-USt-IdNr. lässt sich mit der Datenbank des BZSt  aber ausschließlich im Abfragezeitpunkt überprüfen. Bestätigungen für zurückliegende Zeit­punkte oder Zeiträume sind daher nicht möglich.

Unsere Tipps: Wie Sie das Risiko umgehen können

Das Risiko, auf der Umsatzsteuer sitzen zu bleiben, können Sie nur aus­schließen, indem Sie mit dem Kunden eine Sicherheitsleistung, sprich einen Aufschlag oder Einbehalt, vereinbaren. Das gelingt wie folgt:

1. Stornieren Sie die ursprüngliche Bruttorechnung.
2. Erstellen Sie eine Rechnung über eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
3. Vereinbaren Sie in einem separaten Dokument die Sicherheitsleistung in Höhe der im Falle der Versagung der Steuerfreiheit fälligen Umsatzsteuer.

Falls Sie bei der Formulierung eines entsprechenden Musterschreibens zur Einforderung einer Sicherheitsleistung benötigen, steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung. Wir helfen Ihnen hierbei gerne weiter.

Ihr LKC-Team München und Murnau